1. Parties et rôles. La présente entente lie l'entreprise nommée au compte WhenShift (« vous ») et DesignQube, 51/1, Justice Ramaswamy Street, Kamaraj Ave 2nd St, Adyar, Chennai, Tamil Nadu 600020, Inde (« WhenShift », « nous »). Elle fait partie des Conditions d'utilisation, est acceptée avec elles et dure aussi longtemps qu'elles. Pour les renseignements personnels de votre compte, vous êtes l'entreprise qui les confie (le responsable du traitement, au Royaume-Uni; l'entreprise, en droit californien) et nous les traitons pour vous, en vertu du mandat que vous nous confiez. Nos propres renseignements sur les personnes qui visitent notre site, s'inscrivent et paient relèvent de notre politique de Confidentialité, non de la présente entente.
2. Ce que nous traitons.
- Fins : faire fonctionner WhenShift pour vous : disponibilités et congés, préparation et publication de l'horaire, remplacements, pointage, feuilles de temps, pourboires, fichiers et connexions de paie, main-d'œuvre par rapport aux ventes, embauche et messages à votre équipe, selon votre usage.
- Personnes : vos employés, gestionnaires et propriétaires; les candidats à vos offres d'emploi.
- Renseignements : nom, courriel, numéro de téléphone et mode de connexion; rôle, établissement, poste, salaire et type de paie, numéro d'employé; disponibilités, congés et leurs soldes; quarts, échanges et remplacements; heures d'arrivée et de départ pointées, avec le lieu du pointage, dans votre périmètre; pauses; feuilles de temps, pourboires et fichiers de paie; messages et annonces; renseignements et candidatures des candidats; notes, champs personnalisés et historique de chaque dossier.
- Renseignements sensibles : nous n'en demandons aucun. Un congé peut révéler qu'une personne a été malade, et une note contient ce que son auteur y écrit.
- Durée : tant que le compte est ouvert, puis selon l'article 9.
3. Vos instructions. Nous traitons les renseignements seulement selon vos instructions : les présentes conditions, les réglages de votre compte et ce qu'y font vos propriétaires et gestionnaires. Nous vous avisons si nous croyons qu'une instruction enfreint la loi sur la protection des données.
4. Californie. Nous ne vendons ni ne partageons les renseignements, et ne les conservons, utilisons ou communiquons pour aucune autre fin que celle de l'article 2 ni hors de notre relation directe avec vous; nous ne les combinons pas avec des renseignements d'ailleurs, sauf dans la mesure où le droit californien le permet à un fournisseur de services. Nous vous avisons si nous ne pouvons plus respecter ces obligations, et vous pouvez alors prendre des mesures raisonnables pour faire cesser et corriger un usage non autorisé. Nous supprimons des renseignements sur votre directive.
5. Confidentialité et sécurité. Toute personne chez WhenShift qui peut accéder aux renseignements est tenue à la confidentialité et ne les utilise que pour votre mandat. Nous les protégeons par les mesures de l'annexe. Une personne du soutien n'importe de données dans votre compte que si vous le demandez dans une conversation avec le soutien, et l'importation paraît dans l'historique de votre compte comme celle du soutien.
6. Sous-traitants. Vous autorisez les sous-traitants énumérés à l'annexe. Nous lions chacun à des conditions au moins aussi strictes que la présente entente et en demeurons responsables. Nous avisons le propriétaire par courriel 30 jours avant qu'un nouveau sous-traitant traite vos renseignements; vous pouvez vous y opposer auprès du soutien et, si votre opposition est maintenue, le propriétaire peut fermer le compte, les jours inutilisés d'un mois payé étant remboursés.
7. Demandes de votre équipe. Vos propriétaires et gestionnaires consultent, exportent et corrigent les dossiers de votre équipe dans WhenShift. Une demande sur vos dossiers qui nous parvient vous est transmise, et le soutien vous aide à y répondre.
8. Incidents de confidentialité. Nous avisons sans délai votre responsable de la protection des renseignements personnels et le propriétaire de tout incident ou tentative d'incident touchant vos renseignements, et vous aidons à donner les avis que la loi vous impose.
9. Fermeture du compte. Le propriétaire peut exporter tout le compte en tout temps. Quand il ferme le compte, celui-ci reste en lecture seule et exportable pendant 90 jours, puis est supprimé, ou supprimé aussitôt sur sa directive. Nous ne conservons ensuite rien de vos renseignements, [vieillissement des sauvegardes].
10. Vérification et audits. Nous vous donnons l'information nécessaire pour montrer que nous respectons la présente entente, et permettons les audits et inspections menés par vous ou un auditeur que vous désignez, et y contribuons. [Fréquence, préavis et coût des audits]
11. Où vont les renseignements. Nous exploitons WhenShift depuis l'Inde, et les renseignements sont stockés à Ashburn, en Virginie, aux États-Unis. Lorsque des renseignements du Royaume-Uni quittent le Royaume-Uni, l'avenant international de transfert de données du Royaume-Uni aux clauses contractuelles types de l'UE s'applique, vous comme exportateur et nous comme importateur, ses tableaux étant remplis à l'annexe.
12. Employeur au Québec. La présente entente est notre mandat écrit au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Avant que les renseignements de votre équipe quittent le Québec, votre évaluation tient compte de leur sensibilité, des fins, des mesures de protection et du régime juridique du lieu où ils vont; les articles 2, 5 et 11 et l'annexe vous donnent chacun de ces éléments pour notre traitement, et le soutien répond à ce qu'il vous faut de plus.
13. Préséance. Là où la présente entente et les conditions d'utilisation diffèrent sur les renseignements personnels, la présente entente l'emporte. Là où l'avenant du Royaume-Uni et la présente entente diffèrent, l'avenant l'emporte.
Annexe : mesures de sécurité
- Chaque personne n'accède qu'à ce que permettent son rôle et ses établissements, vérifié à chaque geste; une personne désactivée perd l'accès aussitôt.
- Chaque geste important est consigné avec son auteur, son moment et le dossier avant et après.
- Une personne peut se déconnecter de tous ses appareils à la fois, et un changement sensible lui demande d'abord de se reconnecter.
- [Mesures d'hébergement, de chiffrement et de sauvegarde]
Annexe : sous-traitants
| Sous-traitant | Ce qu'il fait | Où |
|---|---|---|
| Hetzner | Fait fonctionner le service et stocke les renseignements | Ashburn, Virginie, États-Unis |
| Resend | Envoie les courriels à votre équipe et à vos propriétaires | États-Unis |
| Telnyx | Envoie les textos à votre équipe | [Pays] |
| Freshworks (Freshdesk) | Conserve les conversations avec le soutien | [Pays] |
| PostHog | Mesure l'usage du produit | États-Unis |
| Sentry | Enregistre les erreurs du service pour les corriger | États-Unis |
| Cloudflare (R2) | Stocke les documents, les photos du kiosque, les fichiers des messages, les logos et les exportations | États-Unis |
| Cloudflare (Turnstile) | Vérifie qu'une inscription, une connexion ou une candidature vient d'une personne | [Pays] |
| Apple | Livre les notifications sur iPhone et iPad | [Pays] |
| Livre les notifications sur Android et Chrome; reçoit les inscriptions et les paiements pour notre publicité | [Pays] | |
| Connexion avec Google, pour qui la choisit | États-Unis |
Annexe : tableaux de l'avenant du Royaume-Uni
- Tableau 1, Parties. Date de début : la date à laquelle vous acceptez la présente entente. Exportateur : l'entreprise nommée au compte, à son adresse au compte; contact, le propriétaire à son courriel. Importateur : DesignQube, 51/1, Justice Ramaswamy Street, Kamaraj Ave 2nd St, Adyar, Chennai, Tamil Nadu 600020, Inde; contact, support@whenshift.com. Signature : par l'acceptation des conditions.
- Tableau 2, Clauses retenues. Les clauses contractuelles types de l'UE approuvées, module 2 seulement. Clause 7 : [Clause d'adhésion]. Clause 11 : [Option]. Clause 9 a) : autorisation générale, 30 jours. Renseignements reçus de l'importateur combinés à ceux de l'exportateur : non.
- Tableau 3, Renseignements des appendices. Annexe 1A : tableau 1. Annexe 1B : article 2, transfert continu tant que le compte est ouvert. Annexe II : les mesures de sécurité ci-dessus. Annexe III : les sous-traitants ci-dessus.
- Tableau 4, Fin de l'avenant quand l'avenant approuvé change. [Partie qui peut y mettre fin]